NIK negatywnie oceniła Urząd Miejski w Świeciu. Znaczenie miała skala i charakter stwierdzonych nieprawidłowości

Nieprawidłowości w Urzędzie Miejskim w Świeciu było tak dużo, że NIK negatywnie ocenił sposób ustalania stawek podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych oraz sposób egzekwowania należności. W gminie Świecie te podatki stanowią 40 proc. dochodów własnych

Najwyższa Izba Kontroli w 15 gminach województw kujawsko-pomorskiego sprawdziła sposób ustalania stawek podatku od nieruchomości i podatku od środków transportowych oraz egzekwowanie należności. Zweryfikowano dokumenty z lat 2019-2021 (I kwartał). Gmina Świecie jako jedyna dostała opinię negatywną (w innych inspektorzy wskazali pozytywne i negatywne sytuacje). - Liczne nieprawidłowości świadczą  o niewłaściwym funkcjonowaniu kontroli zarządczej, pomimo podejmowanych działań nadzorczych, które okazały się niewystarczające. Stosowne działania naprawcze zostały podjęte, jednak w ocenie NIK – zbyt późno - można przeczytać w wystąpieniu pokontrolnym bydgoskiej delegatury NIK. 

Nie pobierano należnego podatku

Kiedy podatnicy nie składali deklaracji podatkowych lub robili to z opóźnieniem, gmina nie wysyłała wezwań. Rekordzista złożył deklarację na podatek od nieruchomości po 881 dniach, czyli po dwóch latach i pięciu miesiącach, natomiast o deklarację na podatek od środków transportu z opóźnieniem niemal pięciu lat. W ten sposób nie wydano deklaracji i nie pobrano podatku w wysokości 36,1 tys. zł.

Burmistrz Świecia tłumaczył to pracą zdalną wymuszoną pandemią, ograniczonymi zasobami kadrowymi i obciążeniem pracowników innymi zajęciami.

Wyjaśnienia prowadzone przez telefon

Zdaniem NIK w gminie Świecie organ podatkowy nierzetelnie zweryfikował 50 spośród 346 deklaracji na podatek od nieruchomości, w związku z informacjami przekazanymi przez organy nadzoru budowlanego. W wymienionych przypadkach dane zawarte w tych deklaracjach nie pozwalały na stwierdzenie w jakiej mierze zakończenie inwestycji wpłynęło na wymiar podatku od nieruchomości (m.in. nie podano nr działek, na których budowla była umiejscowiona). Pomimo tego organ podatkowy nie wezwał podatników do udzielenia, w wyznaczonym terminie, niezbędnych wyjaśnień lub uzupełnienia deklaracji, choć posiadał takie uprawnienie. Burmistrz wyjaśniał, że pracownicy mają dostęp do telefonów podatników i wszelkich wyjaśnień oraz wezwań dokonują najpierw telefonicznie, a w urzędzie stosuje się najmniej uciążliwe formy dyscyplinowania mieszkańców. Rzecz w tym, że z takich rozmów powinny zostać sporządzone notatki służbowe.

Brak rozliczenia między podatnikami

W gminie Świecie 378 podatników nie dostało w ogóle decyzji ustalającej nowe wysokości podatku. NIK dopatrzył się, że w konsekwencji, nie rozliczono podatku od nieruchomości w kwocie 41,4 tys. zł na podstawie nieudokumentowanych ustaleń z podatnikami.

Burmistrz wyjaśnił, że nadmiar obowiązków w tym zakresie powoduje, że pracownicy nie rozliczali zapłaconego na cały rok podatku na poszczególnych podatników. Zarówno sprzedający jak i nabywcy wyrażali na to ustną, bądź telefoniczną zgodę. Nie było żadnych wniosków o dokonanie zwrotu w podatku od nieruchomości.

Należności nie egzekwowano

Mimo, że były ustalone wewnętrzne procedury windykacji należności to nie były one przestrzegane. Upomnienia były wystawiane z opóźnieniem od 15 do nawet 499 dni (niemal półtora roku). Były też upomnienia wystawiane bezpodstawnie. Wynikało to z podwójnej księgowości prowadzonej przez byłe urzędniczki, które wyprowadziły z gminnej kasy 980 tys. zł, a sprawa skończyła się w sądzie. Burmistrz wyjaśnił m.in., że pracownik odpowiedzialny za wystawiane upomnienia został zwolniony w trybie dyscyplinarnym, a nowa osoba przyjęta do prowadzenia tych czynności została przeszkolona i będzie wystawiała upomnienia prawidłowo.

Były też sytuacje, że mimo upomnień i nie uregulowania należności nie były wystawiane tytuły wykonawcze, żeby fiskus mógł ściągnąć należność. W Świeciu miało to miejsce w 47 na 117 zbadanych spraw.

Brakowało dokumentów

Jednym w poważniejszych zarzutów NIK jest nierzetelne ewidencjonowanie dokumentów. W tym przypadku upomnień, które widniały w systemie, ale nie było potwierdzenia ich nadania na poczcie czy odbioru przez podatnika.

Burmistrz wyjaśnił m.in., że program księgowy nie zachowuje w systemie oryginalnych dokumentów takich jak upomnienia czy tytuły wykonawcze. Powyższy problem został zgłoszony do programisty i konieczna jest zmiana w oprogramowaniu. Odszukanie wszystkich potwierdzeń odbioru zarówno od wysłanych upomnień jak i tytułów wykonawczych, było bardzo utrudnione, ponieważ niedługo przed kontrolą nastąpiła zmiana pracownika na tym stanowisku pracy.

Wiele nieprawidłowości

Ewidencja podatkowej i księgowa w zakresie podatku od nieruchomości i od środków transportowych była prowadzona z naruszeniem przepisów ustawy o rachunkowości kontrola.

Burmistrz wyjaśnił, że pracownik dokonywał poszczególnych księgowań w celu ukrycia pewnych operacji w kasie, co zostało wykryte i zgłoszone do Prokuratury Rejonowej w Świeciu. Przy sporządzaniu dokumentów księgowych nie przekazał noty księgowej do podpisu kierownikowi referatu. Pracownik za to odpowiedzialny został zwolniony w trybie dyscyplinarnym.

Jak było z ulgami?

W gminie Świecie co trzeciej zbadanej sprawie dotyczącej ulg podatkowych, dane nie były wprowadzone do ewidencji podatkowej (14 przypadków) albo wprowadzono je niezgodnie z treścią wydanych decyzji (cztery przypadki).

W siedmiu spośród 47 zbadanych spraw ulgi podatkowe w ramach pomocy de minimis udzielono mimo braku części dokumentów.

Jednak w wynikach kontroli NIK odnotował, że w postępowaniach w sprawie ulg podatkowych rzetelnie analizowano przesłanki uprawniające do ich udzielenia. W każdej sprawie zbierano wyczerpujący materiał dowodowy. Wszystkie decyzje wydano terminowo, a w przypadku niezałatwienia sprawy w terminie, dokonywano stosownych powiadomień.

Były kontrole, ale nic nie wykazały

Wskazano również nonszalancję w postępowaniu urzędników. Jeden z podatników od 20 miesięcy czekał na decyzję w sprawie o odroczeniu terminu płatności zaległości podatkowej oraz terminu płatności podatku.

W latach 2019-2020 burmistrz zlecił kontrolę wewnętrzną w Referacie Podatków, ale nie wykazała ona nieprawidłowości.

NIK stwierdził, że w Urzędzie Miejskim w Świeciu pracownicy realizujący zadania dotyczące podatków lokalnych są za bardzo obciążeni pracą (w szczególności w niektórych okresach w ciągu roku). W Referacie Podatków i Opłat Lokalnych pracowało pięć osób, podlegały one pod Referat Podatków nad którym bezpośredni nadzór sprawował Skarbnik Gminy podlegający Burmistrzowi.

NIK zwraca uwagę na potrzebę dokonania przeglądu działań realizowanych przez poszczególne osoby i podjęcie odpowiednich działań organizacyjnych i dostosowawczych. Tym bardziej, że nadmiar obowiązków był wielokrotnie wskazywany przez burmistrza jako przyczyna stwierdzonych nieprawidłowości.